Quản lý vận đơn thường rất phổ biến với những cửa hàng kinh doanh online. Giúp cho chủ cửa hàng có thể tra cứu tình trạng đơn hàng và có thể giúp người mua theo dõi được lộ trình giao hàng cho đơn hàng của mình. Nếu cửa hàng quản lý vận đơn hiệu quả có thể tối ưu hóa được hoạt động kinh doanh của mình. Làm thế nào để biết quản lý vận đơn hiệu quả, thì chúng ta cùng nhau tìm hiểu
Quản lý vận đơn là gì?
Quản lý vận đơn là một quy trình tiếp nhận, xử lý đơn hàng và có thể để theo dõi đơn hàng, biết được tình trạng của đơn hàng và lộ trình giao hàng của đơn vị vận chuyển. Quy trình được xây dựng nhằm đảm bảo hàng hóa được xuất đi đúng uy cầu, đảm bảo về chất lượng, số lượng, mẫu mà và thời gian giao hàng.
Việc này giúp người bán và người mua yên tâm về việc hàng hóa của mình được vận chuyển, giao hàng như thế nào. Bên cạnh đó giúp cho người mua cảm thấy hài lòng về sản phẩm dịch vụ và có lòng tin với cửa hàng.
Vai trò của quản lý vận đơn
Quản lý vận đơn được xem là một công cụ không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa và đóng vai trò quan trọng. Quản lý vận đơn không đơn giản là một biên bản mô tả chi tiết hàng hóa được vận chuyển mà còn là một công cụ để người mua và người bán theo dõi quá trình vận chuyển từ điểm gốc đến điểm đích. Một số vai trò quan trọng của vận đơn.
- Theo dõi đơn hàng: Vận đơn cho phép người bán và người mua theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa của đơn vị vận chuyển thông qua việc ghi lại địa chỉ, thời gian và trạng thái đơn hàng. Vận đơn cung cấp tổng quan về quá trình vận chuyển và tiện lợi cho việc theo dõi đơn hàng.
- Xác định thông tin hàng hóa: Vận đơn là biên bản chứng minh hàng hóa đã được giao nhận. Chúng ta có thể kiểm tra thông tin đơn hàng được gửi từ đâu, điểm đến, tên hàng và số lượng. Giúp đảm bảo tính minh bạch và độ tin cậy trong quá trình vận chuyển, hạn chế thấp nhất những rủi ro.
- Quản lý rủi ro: Vận đơn ghi rõ những thông tin chính xác đầy đủ về hàng hóa được vận chuyển. Biên bản vận đơn ghi cả giá trị của đơn hàng để giúp quản lý rủi ro và lấy cơ sở để đền bù thiệt hại. Theo dõi vận đơn đảm tính toàn vẹn của hàng hóa giảm thiểu các sự cố hay rủi ro đối với đơn hàng, tạo cho người dùng sự tin cậy nhất định.
Chức năng của quản lý vận đơn
Quản lý vận đơn là xem chứng từ hàng hóa nhằm xác định quyền sở hữu những hàng hóa ghi trên vận đơn.
Quản lý vận đơn gồm những giấy tờ liên quan đến hàng hóa được thể hiện dưới hình thức là hợp đồng vận tải để xác định quan hệ pháp lý giữa người chủ hàng và người vận chuyển trách những tranh chấp không đáng có.
Ngoài ra còn được xem là giấy tờ có giá tờ để trao đổi, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa hoặc có thể dùng nó để được đền bù thiệt hại nếu đơn vị vận chuyển xảy ra sai sót.
Quy trình giúp quản lý vận đơn hiệu quả.
Thông thường quy trình quản lý vận đơn của từng cửa hàng, từng doanh nghiệp có cách quản lý không giống nhau. Đây sẽ là những bước cơ bản, lấy đó để làm cơ sở khi thực hiện quy trình quản lý vận đơn.
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Việc đầu tiên của quy trình quản lý vận đơn đó là khi khách hàng đặt hàng, chọn phương thức vận chuyển và hoàn thành việc lựa chọn hình thức thanh toán thì chúng ta cần xác nhận thông tin đơn hàng. Sau đó thông báo lại cho khách hàng thông qua hình thức đặt hàng của khách. Những thông tin đặt hàng của khách hàng sẽ được lưu trữ lại trên hệ thống.
Bước 2: Tiến hành phân loại đơn hàng
Sau khi tiếp nhận đơn hàng, chúng ta tiến hành phân loại đơn hàng nhằm mục đích xác định phương thức vận chuyển cho đơn hàng đó và có thể tiết kiệm được thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí, đảm bảo tiến trình giao hàng đúng thời hạn. Quy trình này giúp nhân viên vận đơn tổ chức và xử lý các đơn hàng một cách hiệu quả.
Bước 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng
Hàng hóa sau khi được phân loại, thì nhân viên đóng gói sẽ thực hiện đóng gói đơn hàng một cách kĩ càng. Xác định thông tin về đơn hàng một lần nữa như tên khách hàng nhận hàng, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, số lượng sản phẩm… Sau khi phân loại và đóng gói hàng hóa thì đơn hàng sẽ được lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với đặc thù của đơn hàng.
Ví dụ:
- Có những đơn hàng ở những nơi thuộc địa hình khó đi, thời gian giao hàng có thể lâu hơn dự kiến thì khi phân loại chúng sẽ được tách ra riêng hoặc có thể gộp chung những đơn hàng khác có địa chỉ ở gần đó và tiến hành giao hàng để tiết kiệm được chi phí vận chuyển.
- Những đơn hàng thuộc hàng có giá trị cao hay dễ vỡ thì sẽ được phân loại và xử lý riêng cho từng đơn hàng, đảm bảo được sự nguyên vẹn cho đơn hàng, tránh thất thoát giá trị đơn hàng, vì thế hình thức giao hàng cũng khác hẳn những đơn hàng thông thường.
Khi thực hiện xong tất cả thủ tục và hoàn thành đơn hàng thì những thông tin về đơn hàng, số lượng hàng hóa của khách hàng sẽ được cập nhật lên hệ thống. Những sản phẩm sẽ được nhân viên kiểm kho kiểm kê, theo dõi và quản lý số lượng hàng.
Với sự kết hợp của ba bước trên sẽ tạo thành một quy trình quản lý vận đơn hiệu quả, giúp cho các cửa hàng, doanh nghiệp giảm bớt những rủi ro, tạo được lòng tin và sự trung thành từ khách hàng giúp gia tăng doanh số.
Như ở Việt Nam, Viettel Post là đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh hàng hóa, bưu kiện hàng đầu. Có quy trình vận đơn Viettel Post riêng, chúng ta có thể tra cứu đơn hàng một cách dễ dàng.
Tầm quan trọng của quản lý vận đơn
Giúp dễ dàng quản lý tình trạng đơn hàng
Thông thường khi bạn đặt hàng thì chỉ bên bán và bên vận chuyển mới có thể xem quy trình vận đơn của đơn hàng của bạn, thì với thời đại công nghệ số toàn cầu hiện nay cùng nhu cầu mong muốn được theo dõi đơn hàng của mình thì hiện nay người mua có thể xem được chi tiết đơn hàng, quá trình quản lý đơn hàng của mình thông qua hình thức đặt hàng.
Đối với doanh nghiệp, cửa hàng mỗi ngày đều có một số lượng đơn hàng cần được kiểm tra xử lý, nếu chỉ xử lý bằng hình thức thủ công hoặc liên lạc với đơn vị vận chuyển sẽ mất khá nhiều thời gian và những chi phí không đáng có.
Vì vậy, xu hướng sử dụng ứng dụng tra cứu vận đơn sẽ giúp doanh nghiệp, cửa hàng tiết kiệm được thời gian theo dõi đơn hàng và có thể dựa vào đó để chăm khách hàng của mình một cách hợp lý.
Xử lý kịp thời những trường hợp phát sinh
Trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, rủi ro cũng là đều không tránh khỏi, chỉ là mình có biết cách giảm thiểu những rủi ro ở mức thấp nhất, ít tổn thất cho doanh nghiệp mình hay không.
Trong quá trình giao hàng cũng vậy, vì nhiều lý do mà hàng hóa có thể bị giao nhầm, đơn hàng bị bóp méo trong quá trình vận chuyển, khách từ chối đơn hàng…
Trong quản lý vận đơn thì việc theo dõi và giám sát đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp, cửa hàng kịp thời phát hiện vấn đề, chủ động xử lý được các tình huống phát phát sinh bất ngờ, trách để cho khách hàng có những trải nghiệm không tốt. Nhờ chủ động trong việc xử lý những rủi ro trước khi đơn hàng đến tay khách hàng, mà từ đó khách hàng có lòng tin và sự hài lòng đối với doanh nghiệp, cửa hàng.
